Wie Startup-HR wirklich aussieht, wenn man bei Null anfängt | Deepika Pundir

Die meisten HR-Expert:innen in diesem Podcast verfügen über 15 bis 25 Jahre Erfahrung und haben für Fortune-500-Unternehmen gearbeitet. Diese Folge ist anders.

Deepika Pundir ist im vierten Jahr ihrer HR-Laufbahn. Ursprünglich hat sie einen BSc in Food Technology gemacht, ist aber später über ein Traineeship in den HR-Bereich eingestiegen. Seitdem baut sie Personalabteilungen von Grund auf auf. Im Startup verantwortet sie Einstellung, Unternehmenskultur, Vergütung und die Zusammenarbeit mit Freelancern – trotz geringer Markenbekanntheit und begrenztem Recruiting-Budget.

In Folge #10 von Xobin Talks spricht Gastgeber Amrit Acharya, Co-Founder und COO von Xobin, mit Deepika über HR-Arbeit auf Startniveau. Wie sieht das wirklich aus? Was geht zuerst schief – und was würde sie Berufseinsteiger:innen raten, die ihre erste HR-Rolle in einem kleinen Unternehmen antreten?

Wie gelingt der Einstieg in HR ohne formalen HR-Abschluss?

Ein ungeplanter Start: Deepikas Weg in den HR-Bereich war nicht vorherbestimmt. Im letzten Semester ihres BSc in Food Technology zwangen familiäre Umstände sie dazu, sofort Geld zu verdienen. Weiterstudieren war keine Option, also suchte sie nach jeder verfügbaren Stelle.

Ein Startup suchte Berufseinsteiger:innen und Trainees. Sie bewarb sich, wurde ausgewählt und lernte in den folgenden Monaten alles direkt im Job – ohne formale Anleitung oder Vorerfahrung.

Warum sie geblieben ist: Was Deepika für HR prädestiniert hat, war nicht technisches Wissen, sondern ihre Persönlichkeit. Sie war schon immer extrovertiert, sprach gern vor Publikum und engagierte sich intensiv in außerschulischen Aktivitäten – der Umgang mit Menschen lag ihr einfach.

Ihr Gespür für Menschen und die Fähigkeit, Kommunikation auf verschiedene Zielgruppen anzupassen, hält sie für wichtiger als jede formale Qualifikation. Nach vier Jahren bereut sie den Wechsel nicht.

Die praktische Erkenntnis für alle, die einen ähnlichen Wechsel erwägen: Ein Abschluss außerhalb von HR ist kein Ausschlusskriterium. Gerade Startups suchen nach Instinkt und Lernbereitschaft. Wer Menschen versteht und schnell lernt, für den ist der Studiengang zweitrangig.

Was sind die echten Herausforderungen beim Recruiting in kleinen Startups?

Mentale Vorbereitung ist die wichtigste Fähigkeit: Für Deepika ist das Wichtigste im Startup-HR nicht Recruiting-Know-how oder Verhandlungsgeschick, sondern mentale Widerstandsfähigkeit.

In Startups ohne Markenbekanntheit und mit kleinem Budget scheitert ein großer Teil jeder Recruiting-Bemühung. Kandidat:innen ignorieren LinkedIn-Nachrichten, erscheinen nicht zum Gespräch oder nehmen ein Angebot an und treten dann doch nicht an.

Das ist kein Prozessfehler, sondern Realität, wenn man für ein unbekanntes Unternehmen gegen etablierte Marken mit besseren Konditionen antritt. Wer das als Normalzustand akzeptiert, bleibt leistungsfähig – wer es als Defizit sieht, brennt aus.

So sieht der Funnel wirklich aus: Von hundert angeschriebenen Kandidat:innen antwortet nur ein Bruchteil. Viele steigen im Prozess aus. Die Konversionsrate von Erstkontakt bis Arbeitsantritt ist niedrig – und das ist bei fehlender Markenbekanntheit schlicht der Normalfall.

Der Aufwand muss am oberen Ende des Funnels investiert werden: kontinuierliche Ansprache, konsequentes Nachfassen und ein klares Werteversprechen, das über das Gehalt hinausgeht.

Die Realität der Kandidatensuche: Deepika nutzt kein Naukri. Sie hat Naukri nie verwendet – selbst nachdem sie einmal abgelehnt wurde, weil diese Erfahrung in ihrem Profil fehlte. Ihr zentrales Tool für alle Einstellungen – Festanstellung, Freelancer, Contractor – ist LinkedIn.

Sie hat sich dort ein Netzwerk von über 45.000 Kontakten aufgebaut, und die meisten ihrer Einstellungen kommen aus diesem Netzwerk. Ihr Rat: Das Netzwerk aufbauen, bevor man es braucht. Aktiv bleiben. Das Profil sollte das Unternehmen widerspiegeln, das man aufbaut – nicht nur eine Jobbörse sein.

Wie hilft Online-Präsenz Startups, Kandidat:innen zu gewinnen?

Kandidat:innen prüfen euch, bevor ihr sie prüft: Wer eine Stellenanzeige eines unbekannten Unternehmens sieht, klickt nicht sofort auf „Bewerben“. Zuerst wird die Website besucht, LinkedIn gecheckt und Google-Bewertungen gelesen – vor allem die negativen.

Kandidat:innen wollen wissen, wie es im Unternehmen wirklich zugeht: Wie ist das Team? Gibt es ein echtes Büro? Was sagen aktuelle und ehemalige Mitarbeitende über das Management?

Die meisten kleinen Unternehmen richten ihre Social-Media-Aktivitäten auf Kundengewinnung aus und vergessen die Kandidat:innen – eine verpasste Chance.

Was man stattdessen posten sollte: Deepikas Tipp: Social Media sollte Kandidat:innen einen echten Einblick geben. Teamfotos, Einblicke in die Unternehmenskultur, Geburtstagsbeiträge und Behind-the-Scenes – alles, was zeigt, wie es wirklich ist, dort zu arbeiten.

Solche Inhalte kosten kein Budget, nur Aufmerksamkeit. Wer nur Stellenanzeigen und Stockfotos postet, bleibt für Kandidat:innen unsichtbar. Wer ein Team-Lunch-Foto oder ein kurzes Gründer:innen-Video teilt, gibt Bewerber:innen etwas Greifbares. Das macht aus Neugier eine Bewerbung.

Indiens Gig-Economy wächst mit 21 % CAGR, und Startups sind einer der Haupttreiber dieser Nachfrage (DemandSage, 2025). In diesem Markt haben Kandidat:innen Auswahl. Das Startup mit authentischer, sichtbarer Online-Präsenz gewinnt die Aufmerksamkeit derer, die sonst weiterscrollen würden.

Wie stellt man Freelancer ein und steuert Gig-Worker effektiv?

Warum Startups auf Gig-Worker setzen sollten: Die Gig-Economy ist kein Notnagel, sondern ein strategisches Werkzeug für Startups mit schwankender Auftragslage und begrenztem Budget.

Deepika benennt die Vorteile klar: Freelancer und Contractor benötigen keine klassischen Benefits, keinen festen Arbeitsplatz oder eigene Ausstattung. Sie bringen Spezialwissen, das kleine Teams nicht dauerhaft vorhalten können. Für ein dreimonatiges Spezialprojekt ist ein externer Profi effizienter als eine Festanstellung.

Indiens Freelancer-Markt wächst von 7,7 Millionen auf 23,5 Millionen bis 2029/30 – fast 4 % der Gesamtbelegschaft (NITI Aayog, zitiert von Mondaq). Laut einer Aon-Umfrage (IBEF) wollen 65 % der indischen Unternehmen in den nächsten zwei bis fünf Jahren mehr Gig-Worker einsetzen. Startups, die mit diesem Pool umgehen können, sichern sich Talente, die auch für Großunternehmen zunehmend interessant werden.

Die echten Herausforderungen beim Gig-Hiring: Die Grenzen sind real: Freelancer arbeiten oft für mehrere Kunden gleichzeitig und planen das nächste Projekt, bevor das aktuelle abgeschlossen ist. Kommunikation ist schwieriger, Qualität schwankt, und es dauert, jemanden zu finden, der konstant liefert.

Deepika rät davon ab, Gig-Hiring als schnelle Lösung zu sehen. Wer jemanden sucht, der das Unternehmen versteht, längerfristig interessiert ist und ins Budget passt, braucht Geduld. Die, die bleiben, interessieren sich wirklich für das Unternehmen – nicht nur für das Honorar.

So werden Freelancer gescreent und gefunden: Ihr Prinzip ist Transparenz: Budget, Umfang und mögliche Folgeprojekte werden von Anfang an offen kommuniziert. Wer damit nicht einverstanden ist, steigt frühzeitig aus.

Auch hier: LinkedIn ist ihr Hauptkanal. Die meisten Freelancer und Contractor findet sie dort, nicht auf spezialisierten Plattformen. Vorteil: LinkedIn zeigt beruflichen Kontext, Historie und gemeinsame Kontakte – das bieten Freelancer-Plattformen nicht. So kann sie Glaubwürdigkeit schon vor dem Erstkontakt einschätzen.

Wie geht man mit dem Spannungsfeld Erfahrung vs. Budget im Startup-Recruiting um?

Die echte Hürde ist das Gehalt, nicht Alter oder Erfahrung: Wenn Startups erfahrene Kandidat:innen nicht einstellen, liegt das selten an Vorurteilen, sondern daran, dass Profis mit zehn bis fünfzehn Jahren Erfahrung Gehälter erwarten, die das Startup nicht zahlen kann.

Deepika stellt klar: Wenn die Gehaltsvorstellungen ins Budget passen, stellt sie unabhängig von Alter oder Erfahrung ein – sie hat auch schon Leute mit acht bis neun Jahren Erfahrung geholt, wenn die Erwartungen realistisch waren. Ist die Lücke zwischen Wunsch und Möglichkeit zu groß, kommt es nicht zur Einstellung.

Wichtig ist die richtige Einordnung: Es geht nicht um Altersdiskriminierung, sondern um eine finanzielle Realität. Wer viel Erfahrung hat, hat sich sein Gehaltsniveau verdient – Startups haben begrenzte Mittel. Wo das zusammenpasst, klappt es mit der Einstellung.

Das Gespräch über Gesamtpakete: Um die Lücke zu schließen, setzt Deepika auf das Gesamtpaket. Sie startet nicht mit „Das ist unser Gehaltslimit“, sondern mit dem, was das Unternehmen zusätzlich zum Gehalt bietet.

Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und großzügige Urlaubsregelungen sind für viele Kandidat:innen entscheidend. Ebenso das Gefühl, in einem Team zu arbeiten, in dem man als Mensch wahrgenommen wird. Für viele ist das der ausschlaggebende Faktor.

Sie setzt Flexibilität und Kultur gezielt als Argument ein – mit Erfolg. Auch erfahrene Profis sind schon zu unterdurchschnittlichen Gehältern gewechselt, weil das Gesamtpaket in der Praxis mehr bot als das Angebot großer Unternehmen.

Wie baut man eine Unternehmenskultur im Startup auf?

Kultur beginnt beim Recruiting: Die erste Weichenstellung für die Kultur ist keine Policy, sondern eine Einstellungsentscheidung. Die ersten Teammitglieder prägen das Klima für alle, die später kommen. Schon zwei Personen mit unpassender Einstellung können in einem Fünferteam für dauerhafte Reibung sorgen.

Deepika achtet darauf, Menschen einzustellen, die das Umfeld positiv prägen – nicht nur ihre Aufgaben erfüllen. Das prüft sie informell, aber konsequent im Auswahlprozess.

Offene Kommunikation und Transparenz als Grundpfeiler: Zwei Prinzipien bestimmen die Kultur bei Bizdesire. Erstens: Offene Kommunikation. Mitarbeitende sollen Ideen, Sorgen und Probleme angstfrei ansprechen können. Fehlt diese psychologische Sicherheit, stauen sich Probleme an, bis sie nicht mehr lösbar sind.

Zweitens: Transparenz bei Vergütung und Erwartungen. Deepika kommuniziert das Gesamtpaket klar – was geboten wird und wo die Grenzen liegen. Wer mit realistischen Erwartungen startet, bleibt länger als jemand, der später Lücken entdeckt.

Feiern als Kulturwerkzeug: Was Deepika am meisten hervorhebt, ist das Persönliche. Sie kennt jede:n Mitarbeitende:n, die familiäre Situation, Herkunft, ob verheiratet, welche Herausforderungen es gibt.

Kensium schließt das ganze Unternehmen für einen Tag Ehrenamt. Bizdesire hat nicht diese Größe, feiert aber jeden Geburtstag, jedes Jubiläum, jeden Meilenstein. In einer Feedback-Umfrage war das Persönliche das, was die Mitarbeitenden am meisten schätzten – nicht flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice. Sondern, dass jemand sie kennt und ihre Anlässe wahrnimmt – etwas, das in großen Unternehmen untergeht.

Diese Nähe ist ein struktureller Vorteil kleiner Teams und lässt sich nicht künstlich skalieren. Startups, die das bewusst nutzen, statt sich für fehlende Großkonzern-Benefits zu entschuldigen, binden Menschen, die genau dieses Umfeld suchen.

Wer von Anfang an strukturiert einstellt, legt die Basis für nachhaltigen Erfolg. Mit Xobin Skill Assessments und KI-Interviews lassen sich Kandidat:innen konsistent bewerten – auch wenn die eigene Marke noch im Aufbau ist.