Was die meisten Unternehmen bei ihrem HR-Tech-Stack falsch machen | Phil Strazzulla

Phil Strazzulla kennt den HR-Tech-Markt aus nahezu jeder Perspektive. Als Investor bei Bessemer Venture Partners, später mit MBA von Harvard, brachte er sich selbst das Programmieren bei, entwickelte ein HR-Tech-Produkt und arbeitete mehrere Jahre als externer HR-Experte – unter anderem half er einem Unternehmen, in 15 Monaten von 300 auf 3.000 Mitarbeitende zu wachsen.

Dabei fiel ihm immer wieder das gleiche Muster auf: HR-Teams sind überfordert – und am meisten mit der Frage, welche Tools sie überhaupt anschaffen sollen. Also startete er einen Blog. Daraus wurde SelectSoftware Reviews, das heute monatlich 100.000 HR-Profis mit unabhängigen Tool-Reviews, einem wöchentlichen Newsletter und einem kostenlosen Beratungsservice unterstützt, bei dem jedes HR-Team mit jemandem sprechen kann, der wirklich weiß, welche Tools zur eigenen Situation passen.

In Folge #28 von Xobin Talks spricht Gastgeber Aman Kumar Tiwari mit ihm darüber, was Unternehmen bei der Auswahl von HR-Technologie oft übersehen. Außerdem geht es darum, wie man einen Hiring-Stack von Grund auf aufbaut und wie die Zukunft der Talentgewinnungstechnologie aussehen könnte.

Was hat sich am meisten daran verändert, wie Unternehmen HR-Tech bewerten?

Phil beginnt mit einem Verhaltensthema statt mit Technik: der schlechten Erfahrung.

Phil: „Der wichtigste Faktor ist die bisherige Erfahrung mit HR-Tech – und die ist meist negativ. Viele Unternehmen sind zurückhaltend, weil sie schlechte Implementierungen oder Kundenerfahrungen gemacht haben. Sie haben einfach negative Erlebnisse mit diesen Plattformen gehabt.“

Diese Skepsis besteht, obwohl der Markt sich deutlich verbessert hat.

Phil: „In den letzten fünf bis zehn Jahren sind viele neue Anbieter mit wirklich guter Software auf den Markt gekommen. Der größte Trend für mich ist, dass es viel einfacher geworden ist, Software zu entwickeln. APIs erleichtern Integrationen. Die Belegschaft ist technikaffiner geworden, weil immer mehr Millennials in Führungspositionen kommen. Dadurch steigt die Akzeptanz deutlich.“

Im Durchschnitt nutzt ein Unternehmen heute etwa 16 verschiedene HR- und Recruiting-Anwendungen, und 68% arbeiten mit voneinander getrennten Plattformen (HR.com, 2025, via Pin). Die Herausforderung ist nicht mehr, funktionierende Software zu finden, sondern aus 200 ATS-Optionen die richtige auszuwählen.

Wenn Sie einen Hiring-Tech-Stack von Grund auf bauen – wo beginnen Sie?

Phils Antwort ist eindeutig: Starten Sie mit dem ATS und bauen Sie dann um Ihre Zielkandidat:innen herum.

Phil: „Das Bewerbermanagementsystem ist das zentrale System für Ihren Talentgewinnungsprozess. Von dort aus können Sie entscheiden, ob Sie zusätzlich ein CRM benötigen. Viele Talentgewinnungsteams haben noch nicht die Prozesse oder Ressourcen, um wirklich Mehrwert aus einem CRM neben dem ATS zu ziehen.“

Bauen Sie um die Menschen herum, die Sie tatsächlich einstellen

Alles, was über das ATS hinausgeht, hängt von Ihrer Zielgruppe ab.

Phil: „Wenn Sie Menschen ohne festen Schreibtisch einstellen, hilft eine mobile Anwendung enorm. Bei Masseneinstellungen zählt Geschwindigkeit – hier kann ein Chatbot für die erste Kommunikation sinnvoll sein. Wenn Sie Führungskräfte im Vertrieb suchen, ist ein anderer Ansatz gefragt: Outbound-Sourcing, Kandidatenpflege und CRM-Tools für Beziehungsmanagement.“

78% der TA-Teams nutzen ein ATS, aber nur 21% ein Recruiting-CRM – und lassen damit Potenzial bei passiven Kandidat:innen ungenutzt (HR.com, 2025, via Pin). Die meisten Teams setzen auf das ATS und hören dann auf. Der eigentliche Mehrwert entsteht durch das, was drumherum gebaut wird – und das hängt ganz davon ab, wen Sie einstellen möchten.

Wie sollten HR-Leitungen prüfen, ob ein Tool wirklich zu ihnen passt?

Hier wird Phil besonders konkret. Sein Drei-Punkte-Check ist einfach, wird aber oft nicht vollständig durchgeführt.

Check 1: Gehören Sie zur Zielgruppe des Anbieters?

Phil: „Vor ein paar Wochen sprach ich mit einem Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitenden. Es prüfte drei ATS-Anbieter. Zwei davon waren für diese Größenordnung gemacht, der dritte richtete sich eigentlich an KMU. Das Produkt für KMU sah schick aus – und natürlich will der Vertrieb so einen Großkunden unbedingt gewinnen. Aber wenn das große Unternehmen diese Lösung wählt, kann das zum Desaster werden.“

Die Lösung: Fragen Sie den Anbieter direkt, ob Sie wirklich zu seinem Ideal-Kundenprofil gehören – nicht zu seinem Wunschkunden.

Check 2: Passen die Funktionen zu Ihren tatsächlichen Anforderungen?

Phil: „Verschiedene ATS-Plattformen setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Manche unterstützen Assessments, andere Employer Branding, Sourcing oder Integrationen. Sie müssen die Funktionen wählen, die Sie wirklich brauchen.“

Bewerten Sie die Features anhand Ihrer konkreten Herausforderungen – nicht nach der längsten Feature-Liste.

Check 3: Gesamtkosten im Blick behalten

Phil: „Wollen Sie das günstigste Tool – oder zahlen Sie am Ende mehr, weil Sie zusätzliche Recruiter brauchen oder mehr Aufwand für die Prozesse haben? Es geht um die Gesamtkosten.“

Wenn ein Tool verdächtig günstig wirkt

Aman spricht einen Punkt an, den viele HR-Einkäufer insgeheim kennen: Ist ein Tool zu günstig für das, was es bietet?

Phil: „Es kann sein, dass Ihr Unternehmen ausnahmsweise besonders viel Nutzen aus einem Tool zieht. Es kann sein, dass es falsch bepreist ist. Oder dass es ein junges Unternehmen ist, das die Preise noch nicht angehoben hat. In dem Fall würde ich versuchen, mir die Konditionen zu sichern. Ein gutes Beispiel ist Wistia: Ich war einer der ersten Kunden und zahlte zehn Jahre lang 25 Dollar im Monat – heute kostet das gleiche Paket rund 2.000 Dollar. Weil ich früh dabei war, durfte ich beim alten Preis bleiben.“

Wer ein gutes, unterbewertetes Tool früh entdeckt, sollte sich die Konditionen sichern.

Wie verändern KI-Assessments und strukturierte Bewertungen das Recruiting tatsächlich?

Phil ist hier begeistert, aber mit Einschränkung: Die Tools wirken, wenn sie richtig eingesetzt werden.

Phil: „In den Händen der richtigen Talentgewinnungsteams sind das großartige Werkzeuge, die mehr Kontext liefern als ein Lebenslauf und ein effizienteres Matching zwischen Unternehmen und Bewerbenden ermöglichen. Wenn Sie von GPT-unterstützten Bewerbungen überflutet werden, brauchen Sie einen Weg, um die wirklich besten 10 oder 20 Kandidat:innen herauszufiltern.“

Die Warnung zur Candidate Experience, die viele Anbieter verschweigen

Phil: „Es ist wichtig, die Erwartungen an Assessments klar zu kommunizieren. Warum sollen Kandidat:innen das machen? Sie wollen nicht die besten Bewerbenden verlieren, weil sie sich über ein Assessment ärgern.“

Recruiter verbringen im Schnitt rund 23 Stunden pro Woche mit dem Screening von Lebensläufen für eine einzige Masseneinstellung. KI-gestützte Screening-Plattformen können das drastisch reduzieren – oft auf wenige Stunden, je nach Volumen und Setup. Die Effizienz ist also da. Aber ob die besten Kandidat:innen das Assessment auch wirklich absolvieren, hängt davon ab, wie Sie den Prozess gestalten.

Wie wichtig ist standardisierte Bewertung über Länder und Rollen hinweg?

Phils Antwort ist eindeutig: sehr – aus drei Gründen.

Phil: „Es ist aus Compliance-, ethischer und geschäftlicher Sicht sehr wichtig. Sie wollen nicht, dass individuelle Vorurteile in den Auswahlprozess einfließen.“

Das Problem der menschlichen Natur

Das Geschäftsargument bringt Phil auf den Punkt.

Phil: „Geschäftlich ist es entscheidend, weil Sie die besten Leute einstellen wollen – und wir Menschen sind darin leider nicht immer objektiv. Wenn jemand auf der gleichen Schule war, aus der gleichen Stadt kommt oder die gleiche Religion hat, entsteht eine Verbindung. Das gibt dieser Person einen Vorteil gegenüber anderen, obwohl das für die Leistung im Unternehmen gar nicht entscheidend ist.“

Strukturierte Bewertungsraster zwingen dazu, nach relevanten Kriterien zu entscheiden – und nicht nach Bauchgefühl oder Sympathie.

Worauf sollten sich HR-Teams in den nächsten drei bis vier Jahren einstellen?

Hier gibt Phil die wohl überraschendste Antwort der Folge.

Phil: „Ehrlich gesagt können die meisten HR- und Talentgewinnungsteams den größten Hebel erzielen, indem sie mehr aus den Tools herausholen, die sie bereits nutzen. Das bleibt auch in den nächsten Jahren die wichtigste Chance.“

Das ist keine reine Provokation, sondern seine Beobachtung aus dem Austausch mit 100.000 HR-Profis.

Phil: „Die meisten Teams nutzen ihr ATS hauptsächlich als Ablage für Interviewnotizen und Bewerbungen. Die Automatisierungs- und KI-Funktionen bleiben oft ungenutzt. Viele verpassen auch die Chance, ihre Systeme richtig zu verknüpfen – gerade für bessere Daten und Berichte.“

Das Problem ist nicht der Mangel an Tools, sondern dass sie schlecht vernetzt und nur teilweise genutzt werden.

Die eine Frage, die Sie Ihrem Anbieter jetzt stellen sollten

Phil: „Wie kann mir mein Account Manager helfen, Best Practices zu verstehen? Was machen andere Teams? Wie werde ich einer Ihrer Top-Kunden, was den Mehrwert aus dem Tool angeht? Diese Frage sollten Sie regelmäßig stellen.“

Die meisten SaaS-Anbieter wissen genau, was ihre besten Kund:innen anders machen. Diese Frage zu stellen, ist oft schneller, günstiger und wertvoller als die Suche nach neuen Tools.

Wie bleibt man bei der schnellen Entwicklung im HR-Tech-Markt auf dem Laufenden?

Phils letzte Empfehlung hat nichts mit Software zu tun.

Phil: „Das Wichtigste ist, eine Community zu finden, in der Sie lernen und sich über die schnellen Veränderungen austauschen können. Vielleicht nehmen Sie an einem Webinar teil, wie man KI fürs Talent Sourcing nutzt – die Speaker liefern gute Impulse, aber im Chat der Community finden Sie oft 10 bis 20 echte Praxistipps. Suchen Sie sich eine Gruppe, mit der Sie kontinuierlich lernen können, denn alles verändert sich immer schneller.“

Anbieter und Analysten liefern eine Sichtweise. Praktiker:innen, die in Echtzeit teilen, was wirklich funktioniert, liefern eine andere – und die ist oft aktueller.

Über Phil Strazzulla

Phil Strazzulla begann seine Karriere als Early-Stage-Software-Investor bei Bessemer Venture Partners, bevor er seinen MBA an der Harvard Business School machte. Er brachte sich selbst das Programmieren bei, entwickelte ein HR-Tech-Produkt und arbeitete mehrere Jahre als externer HR-Experte – unter anderem half er einem Unternehmen, in 15 Monaten von 300 auf 3.000 Mitarbeitende zu wachsen. Weil er überall sah, wie schwer sich HR-Teams mit dem Tech-Einkauf taten, gründete er SelectSoftware Reviews zunächst als persönlichen Blog. Heute unterstützt die Plattform monatlich über 100.000 HR-Profis mit unabhängigen Reviews, einem wöchentlichen Newsletter und einem kostenlosen Beratungsservice, bei dem jedes HR-Team individuelle Empfehlungen für die Tool-Auswahl erhält.

Kontakt: LinkedIn | Website: selectsoftwarereviews.com