TA verbringt zu viel Zeit mit Aufgaben, die keinen Unterschied machen | Nikunj Verma

Nikunj Verma hat Cutshort.ai ohne einen einzigen Rupie externes Kapital aufgebaut: acht Jahre, 3 Millionen Kandidaten, 25.000 Recruiter, komplett organisch. In einer Branche, in der finanzierte Wettbewerber auf Plakatwerbung und Markenbildung setzen, punktete Cutshort mit Netzwerkeffekten.

In Folge #21 der Xobin Talks stellt Guru die unbequemen Fragen: Wird KI die TA-Professionals ersetzen? Warum sind Einstellungsquoten so schlecht? Weshalb investieren Unternehmen weiterhin zu wenig in Talente? Und wie muss sich die Funktion in den nächsten fünf Jahren verändern?

Was übernimmt ein Talentgewinnungsteam wirklich – und warum ist das für wachsende Unternehmen so wichtig?

Nikunj zeichnet die Entwicklung klar nach. Recruiting gibt es, seit Unternehmen Menschen brauchen – Zeitungsanzeigen, Jobbörsen, Mundpropaganda. Was sich verändert hat, ist die Komplexität.

Nikunj: „Kandidaten haben heute viele Optionen. Arbeitgeber müssen ihren Einstellungsprozess attraktiver gestalten, um die richtigen Talente zu gewinnen. Die besten Leute haben meist mehrere Angebote, deshalb müssen Unternehmen herausstechen. Zeigen Sie, was die Rolle besonders macht, halten Sie Kandidaten engagiert und begleiten Sie sie durch jeden Schritt des Prozesses. Da Talente sehr gefragt sind, stehen Recruiting-Teams in jeder Phase vor neuen Herausforderungen.“

Die Funktion hat auch strategisch an Bedeutung gewonnen – schneller, als viele Unternehmen erkannt haben. Wenn sich benötigte Kompetenzen so rasant wandeln wie heute, ist Talentgewinnung längst nicht mehr nur das Besetzen von Stellen. Sie zeigt, wohin sich das Unternehmen entwickelt, noch bevor große Veränderungen sichtbar werden.

Nikunj: „Stellen Sie für die Kompetenzen ein, die Ihr Team als Nächstes braucht – nicht nur für die, die heute fehlen. Planen Sie für die Fähigkeiten, die Ihr Team beim Wachstum benötigt. Überlegen Sie, wo Ihr Unternehmen in ein bis zwei Jahren stehen soll, und richten Sie Ihre Personalplanung danach aus.“

Guru zieht einen Vergleich, den Nikunj bestätigt: Die TA-Funktion ähnelt heute dem, was Gründer oder CEOs tun. Sie erfordert Menschenkenntnis, Weitblick bei Kompetenzen, Beziehungsmanagement mit Führungskräften und die Fähigkeit, Geschäftsstrategie in Personalentscheidungen zu übersetzen. Das ist eine strategische, keine unterstützende Funktion.

Ist es trotz der vielen Bewerbungen immer noch ein Kandidatenmarkt?

Guru spricht einen Punkt an, den er direkt in Xobins Daten sieht: Viele Stellen auf LinkedIn erhalten 2.000 Bewerbungen. Das klingt nach einem Arbeitgebermarkt, doch Nikunj bringt es auf den Punkt.

Nikunj: „Man startet mit einer langen Liste an Kandidaten. Dann helfen Kriterien wie Standort, Fähigkeiten, Erfahrung und kulturelle Passung, die Auswahl schnell zu reduzieren. Die besten Kandidaten haben meist mehrere Angebote, Unternehmen konkurrieren also um dieselben Personen. Genau darin liegt die eigentliche Herausforderung. Eine lange Liste bedeutet wenig, wenn die meisten Bewerber nicht passen.“

Das ist das Grundproblem im modernen Tech-Recruiting: Nicht die Menge, sondern die Relevanz ist das Problem. Ein Unternehmen mit 2.000 Bewerbungen braucht oft trotzdem sechs Wochen, um drei geeignete Kandidaten zu finden, weil die wirklich Qualifizierten unter diesen 2.000 mehrere Angebote haben und aus einer starken Position verhandeln.

Nikunj ergänzt eine langfristige Beobachtung, der Guru zustimmt: Auch wenn sich die Marktlage kurzfristig entspannt hat, bleibt der strukturelle Fachkräftemangel bestehen. Unternehmen zahlen niedrigere Gehälter und verlangen mehr Kompetenzen, aber das grundlegende Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage bei Spezialisten wird sich weiter verschärfen – es sei denn, die Art und Weise, wie Kompetenzen entstehen und anerkannt werden, verändert sich grundlegend.

Warum springen Kandidaten kurz vor dem Ziel ab – und wie können TA-Teams sie besser binden?

Hier liefert Nikunj die vielleicht überraschendste Antwort der Folge.

Nikunj: „Das Problem der Einstellungsquote ist kein Problem des Onboardings, sondern des Recruitings. Wir sehen einen Absprung am Ende und denken, der Kandidat sei unprofessionell – aber die Ursache liegt viel früher. Was am Ende passiert, spiegelt den gesamten Einstellungsprozess wider.“

Die Vertriebs-Analogie

Die übliche Reaktion auf hohe Absprungraten ist, am falschen Ende nachzusteuern: mehr Anrufe, kleine Geschenke, besseres Onboarding, ausführlichere Angebote. Nikunj zieht einen Vergleich zum Vertrieb, der sofort einleuchtet: Wenn Kunden drei Monate nach Vertragsabschluss stornieren, liegt das Problem nicht beim Abschluss, sondern beim falschen Zielkunden.

Nikunj: „Im Vertrieb: Wenn Kunden nach drei Monaten kündigen, ist das kein Problem des Verkäufers beim Abschluss, sondern der falschen Zielgruppe. Wenn das Produkt nicht passt, hilft auch der beste Verkäufer nur kurzfristig. Nach drei Monaten fehlt der Mehrwert, weil das Bedürfnis nicht getroffen wurde.“

Das gilt auch fürs Recruiting. Ein Kandidat, der am ersten Arbeitstag abspringt, war fast nie wirklich passend. Er blieb durch gutes Prozessmanagement und überzeugende Kommunikation im Funnel – aber das ändert nicht, ob die Stelle wirklich zu ihm passt. Der richtige Kandidat muss nicht überzeugt werden. Er beobachtet das Unternehmen, interessiert sich für die Kultur und möchte schon vor dem Prozess Teil davon werden.

Employer Branding als Passungs-Signal

Nikunj: „Wir haben es bewusst gemacht. Wir wussten genau, wen wir erreichen wollten. Also haben wir unsere Botschaften auf diese Zielgruppe zugeschnitten. Unsere Ansprache und täglichen Aktivitäten waren auf den idealen Kunden ausgerichtet. Das Ziel war klar: Die richtigen Leute sollten uns wahrnehmen und verstehen, wofür wir stehen.“

Employer Branding ist damit kein Marketing, sondern ein strategisches Signal für Passung. Jeder veröffentlichte Inhalt, jede interne Geschichte, jede Stellenanzeige zieht entweder die richtigen oder die falschen Kandidaten an. Die meisten Unternehmen machen das zufällig – Nikunj fordert, es gezielt zu steuern.

Warum investieren Unternehmen weiterhin zu wenig in TA, obwohl Talente ihr wichtigstes Gut sind?

Guru benennt das Dilemma, das jeder TA-Leiter kennt: CEOs sagen, Menschen seien das wichtigste Kapital – und hinterfragen dann das Budget für ein Sourcing-Tool, das weniger kostet als eine Fehlbesetzung.

Nikunj: „Sie haben ein Millionenbudget für Talente, aber Ihr Fokus und Ihr Budget liegen im Tausenderbereich. Deshalb gibt es das ROI-Problem: Alles wird als Kostenpunkt gesehen, nicht als Investition. Im Vertrieb ist der Kauf von HubSpot oder Intercom immer auf das Ergebnis ausgerichtet. Im Recruiting zeigen sich Fehlentscheidungen erst nach sechs, neun oder zehn Monaten, wenn Kandidaten nicht performen oder abspringen.“

Die unsichtbaren Kosten einer Fehlbesetzung

Eine einzige Fehlbesetzung kostet ein Unternehmen laut US-Arbeitsministerium mindestens 30 % des ersten Jahresgehalts. SHRM berichtet, dass der Ersatz eines Mitarbeiters je nach Rolle 50 % bis 200 % des Jahresgehalts kosten kann. Beispiel: Stellt ein Unternehmen 50 Personen pro Jahr mit einem Durchschnittsgehalt von ₹15 Lakh ein, verursacht eine Fehlbesetzungsquote von 20 % erhebliche Kosten durch Ersatz, Produktivitätsverlust und vergeudete Zeit – oft mehr, als das Unternehmen für Recruiting-Technologie ausgibt.

Die Haltung, die alles verändert

Nikunj: „Erfolgreiche Unternehmen stellen ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt und investieren aktiv in deren Entwicklung. Diese Haltung steht am Anfang – dann folgen Investitionen in Technologie und alles Weitere. Wenn Sie aber nicht wissen, wen Sie einstellen wollen, können Sie auch nicht sinnvoll in Technologie investieren.“

Wie KI Talentgewinnungsteams beim Recruiting unterstützt

Hier wechselt Nikunj von der Analyse zum Lösungsansatz. Er beschreibt vier Bereiche der TA, die KI grundlegend verändert, und argumentiert, dass diese Welle sich strukturell von früheren Technologieschüben unterscheidet.

Nikunj: „Oft heißt es, neue Technologien sorgen für viel Wirbel und verschwinden dann wieder. Aber KI fühlt sich anders an. Sie verändert vier zentrale Bereiche der Talentgewinnung gleichzeitig – das gab es so bisher nicht.“

Wer eingestellt wird

Die gefragten Kompetenzprofile wandeln sich schneller denn je. Die Frage, ob man Berufseinsteiger einstellt und entwickelt oder gezielt für bestimmte Skills rekrutiert, wird neu bewertet. Recruiter mit Spezialisierung auf bestimmte Bereiche, Campus-Recruiting, Diversität, technische Auswahlverfahren – sie erleben, wie sich das Kompetenzfeld unter ihnen verschiebt.

Wie eingestellt wird

Da die meisten Lebensläufe inzwischen mit KI-Unterstützung erstellt werden, verliert der Lebenslauf als zentrales Signal an Wert. Assessments müssen mehr leisten. Wie Unternehmen Angaben zu bestimmten Technologien prüfen, Potenzial statt Schlagwörtern bewerten – all das verändert sich.

Wer einstellt und was das Business erwartet

Die Zusammensetzung der TA-Teams wird überdacht, Aufgaben wandern von intern zu Plattformen und umgekehrt. Gleichzeitig, da KI in Marketing, Vertrieb und Operations Einzug hält, fragen Geschäftsleitungen, warum TA nicht genauso schnell agiert.

Nikunj: „Die Anforderungen des Geschäfts ändern sich. Müssen wir wirklich 15 Recruiter beschäftigen, um 50 Leute einzustellen? Warum nicht einen Teil automatisieren? Warum nicht intelligentere Tools nutzen, um den Prozess schneller und einfacher zu machen?“

Nikunj: „KI ist nicht nur ein weiterer Technologieschub. Sie verändert, wie Unternehmen Teams von Grund auf aufbauen. Sie beeinflusst, wen Sie einstellen, wie Sie bewerten und rekrutieren, wie die Zusammenarbeit mit KI aussieht und was das Unternehmen von neuen Mitarbeitern erwartet.“

Wird KI TA-Professionals ersetzen?

Nikunjs Antwort ist differenzierter als viele Beiträge zu diesem Thema.

Nikunj: „Eine starre Haltung ohne Blick auf die eigene Situation schadet. Zu sagen ‚KI ist immer gut‘ oder ‚KI ist nichts für uns‘ sind Extreme. Jeder Einzelne, jedes Team, jedes Unternehmen sollte prüfen, was für sie funktioniert – und dann entscheiden, wie KI eingesetzt wird.“

Das 75%-Problem

Aktuell entfallen 75 % der Recruiter-Arbeit auf Sourcing, Datenbanksuche, Erstansprache und Keyword-Matching – Aufgaben, die im Kern datengetrieben sind. KI erledigt das nicht irgendwann besser – sie tut es bereits heute.

Nikunj: „Boolesche Suchen sind eine sehr primitive Methode, weil die Technologie fehlte. Heute kann man kontextbasiert suchen: ‚Ich will Leute im Bereich Machine Learning mit Computer Vision‘ – ohne Schlagwörter, die KI erkennt den Kontext selbst. Das passiert nicht irgendwann, das passiert jetzt.“

Die 75 % haben TA von ihrer eigentlichen Aufgabe abgehalten

Die wirklich menschlichen Aspekte der Talentgewinnung – Motivation erkennen, Vertrauen zu Hiring Managern aufbauen, zwischen den Zeilen lesen, warum jemand wirklich geht – sind weit entfernt von Automatisierung.

Nikunj: „Keine KI spricht mit Ihrem CEO oder Hiring Manager. Keine KI analysiert, warum Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen oder bleiben. Das ist heute nicht möglich.“

Bei Cutshort verbringen die Recruiter heute keine Zeit mehr mit Sourcing. Die KI prüft alle Kandidaten vorab. Der Mensch bewertet die Ergebnisse, identifiziert die besten Profile und ruft – nicht zehn, sondern alle starken Kandidaten an. Ohne Automatisierung wäre das wirtschaftlich unmöglich, mit ihr ist es Standard.

Eine Branchenumfrage aus 2026 zeigt: Die überwiegende Mehrheit der Hiring Manager sieht KI als nützliches Werkzeug, aber nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen im finalen Auswahlprozess (SSR, 2026).

Worauf sollten TA-Professionals künftig wirklich setzen?

Nikunj schließt mit konkreten Empfehlungen statt allgemeiner Motivation.

Haltung zuerst

Nikunj: „Das Wichtigste ist die Haltung: Wie wollen Sie KI nutzen? Die Einstellung sollte sein: Ich will automatisieren, besser und schneller mit Technologie werden – aber nicht um ihrer selbst willen.“

Erkunden, bevor Sie umsetzen

Der zweite Tipp ist für einen Tech-Gründer überraschend: Starten Sie nicht mit dem Tool. Nutzen Sie ChatGPT, um Perspektiven zu entwickeln, neue Blickwinkel zu gewinnen und blinde Flecken im eigenen Recruiting-Prozess zu erkennen.

Hin zu höherwertiger Arbeit

Die wichtigste Fähigkeit bleibt die, die KI nicht ersetzen kann: zu verstehen, was Kandidaten wirklich wollen, was das Unternehmen wirklich braucht – und ob beides wirklich zusammenpasst.

Nikunj: „Ihre Rolle ist Talent-Partnerschaft. Ihre Rolle ist Business-Partnerschaft. Sie sind kein Dateneintipper. Je mehr Wert Sie schaffen, desto erfolgreicher werden Sie.“

Über Nikunj Verma

Nikunj Verma ist Mitgründer und CEO von Cutshort.ai, einer bootstrapped Tech-Recruiting-Plattform mit 3 Millionen Kandidaten und über 25.000 Recruitern. Cutshort wuchs acht Jahre lang rein organisch – ohne bezahlte Akquise, ohne externes Kapital, getragen von LinkedIn-Outreach, Recruiting-Events und einem Produkt, das weiterempfohlen wurde. Nikunj baut nun Cutshort Lightning auf, eine Recruiting-Agentur-Alternative, die KI-basiertes Sourcing, automatisiertes Screening und menschliche Auswahl kombiniert, um Kandidaten in zwei bis drei Tagen zu vermitteln.

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