HR hat an Schlagkraft verloren. So gewinnt es sie zurück. | Enrique Rubio

:::pro-tip guest Enrique Rubio, Gründer von Hacking HR, einer globalen Community an der Schnittstelle von Zukunft der Arbeit, Technologie und Menschen. :::

Enrique Rubio begann seine Karriere als Elektroingenieur, langweilte sich, startete ein Nebenprojekt, wurde dafür entlassen und ging direkt ins Büro der HR-Managerin, um zu fragen, warum niemand für ihn eingetreten ist. Dieses Gespräch veränderte seinen Lebensweg.

Heute ist er Gründer von Hacking HR, einer der größten globalen HR-Communities an der Schnittstelle von Zukunft der Arbeit und Technologie, und eine der lautesten Stimmen, wenn es darum geht, warum HR aufhören muss, nur das Nötigste zu tun – und warum das teils die Schuld von HR, teils der CEOs und teils das Ergebnis von hundert Jahren falscher Entwicklung ist.

In dieser Folge von Xobin Talks gibt Gastgeber Amrit Acharya, Co-Founder und COO von Xobin, Enrique Raum, um unbequeme Wahrheiten auszusprechen.

"Wie HR jahrelang Wirkung statt Kosten gemessen hat"

Amrit: "Was sind die zwei oder drei wichtigsten Dinge, die Sie Community-Mitgliedern empfehlen, um am Puls der Zeit zu bleiben? Und wie hat sich die HR-Funktion tatsächlich verändert?"

Enrique beginnt mit einem historischen Rückblick, denn seiner Meinung nach kann man das Problem nur verstehen, wenn man seine Ursprünge kennt.

Enrique: "Sehr lange Zeit galt HR als Kostenstelle – das notwendige Übel, das man im Unternehmen braucht, um Transaktionen abzuwickeln, einzustellen, zu entlassen, Gehälter zu zahlen und einige Richtlinien umzusetzen. Das war über viele Jahre hinweg so. Als HR erstmals entstand – damals noch als Personalverwaltung –, war das in den 1920er Jahren, als Unternehmen und die Industrie wuchsen. Und lange Zeit bestand die Aufgabe darin: einstellen, entlassen, bezahlen, für Compliance sorgen."

Er hält inne und blickt auf die Entwicklung.

Enrique: "Lange Zeit war HR vor allem mit administrativen Aufgaben, Papierkram und Prozessen beschäftigt. Doch mit dem Wandel der Unternehmen hat sich auch die Rolle von HR verändert. In den letzten 10 bis 15 Jahren erwarten Organisationen von HR viel mehr als nur operative Unterstützung. Heute ist HR entscheidend für die Entwicklung von Talenten, die Strategiegestaltung und das Unternehmenswachstum."

Die Analogie vom verkümmerten Muskel | Enrique: "Es ist schwer, die Denkweise in HR zu verändern, weil wir so lange auf eine bestimmte Art gearbeitet haben. Es ist, als würde man nach 25 Jahren wieder ins Fitnessstudio gehen: Man kann keine schweren Gewichte heben, nicht lange laufen, die Muskeln sind verkümmert – und es tut weh, wenn man es versucht. Genau das ist mit HR passiert. Der Muskel für Veränderung und Transformation war verkümmert, weil nie jemand von uns verlangt hat, innovativ zu sein oder mehr zu tun als bisher. Jetzt wird es aber verlangt – also müssen wir ins Fitnessstudio."

Seine zwei Empfehlungen an die Community:

Enrique: "Erstens: Legen Sie die HR-Brille ab und denken Sie wie eine Führungskraft, die zufällig im HR arbeitet. Vertrieb, IT, Marketing, Finanzen – all diese Bereiche haben ihre Transformation längst durchlaufen. Jetzt ist HR an der Reihe. Also: Denken Sie unternehmerisch."

Enrique: "Zweitens – eng damit verbunden: Lernen Sie Dinge, die über das klassische HR hinausgehen, aber Ihre Arbeit und deren Wirkung beeinflussen. Wenn Sie mit jemandem aus dem Finanzbereich sprechen, sollten Sie zumindest Grundkenntnisse in P&L oder Finanzkennzahlen haben. Sie müssen keine Finanzexpertin werden, aber ein Mindestverständnis für andere Funktionen und deren Wechselwirkung mit HR ist unerlässlich."

"Viele CEOs sagen, ihre HR-Abteilungen agieren ständig reaktiv. Wie sehen Sie das?"

Amrit schildert, dass viele CEOs beklagen, HR reagiere meist erst, wenn Probleme auftreten – etwa bei Fluktuation oder sinkender Bindung. Sie wünschen sich, dass HR Herausforderungen frühzeitig erkennt und proaktiv handelt, also als strategischer Wachstumspartner agiert und nicht nur als Supportfunktion.

Enrique: "Wenn Führungskräfte in vielen Unternehmen das Gleiche anmerken, teile ich diese Sicht. Aber ich möchte auf meinen früheren Punkt zurückkommen: HR sollte über viele Jahre hinweg gar nicht so denken und handeln. Die Fähigkeit, kreativ und proaktiv zu sein, ist dadurch entweder verkümmert oder konnte sich nie entwickeln."

Er betont, dass das keine Ausrede ist.

Enrique: "Das heißt nicht, dass wir uns zurücklehnen und sagen dürfen: 'Niemand hat in mich investiert, also lerne ich auch nichts dazu.' Das wäre verantwortungslos. Aber das, was Führungskräfte heute von HR verlangen, wurde früher nie gefordert. Es braucht also einen Wandel. Das Wissen, die Kompetenzen und Trainingsmodelle, die HR über Jahrzehnte aufgebaut hat, waren nie darauf ausgelegt, proaktiv oder innovativ zu sein. Das ist ein Grund, warum wir heute vor Herausforderungen stehen."

Er nennt drei Dinge, die sich gleichzeitig ändern müssen.

Drei Hebel für ein proaktiveres HR | Enrique: "Erstens: Ein CEO kann nicht einfach sagen, 'Sei proaktiver', und HR dann allein lassen. HR muss mit an den Tisch geholt werden. Geben Sie ihnen die Chance, an wichtigen Business-Gesprächen teilzunehmen. Vielleicht sind sie anfangs still, weil sie Neues lernen – das ist okay. So fängt jeder an. Geben Sie HR die Möglichkeit, echten Mehrwert zu liefern."

Enrique: "Gleichzeitig geben CEOs und Führungskräfte HR damit die Chance, ihren strategischen Wert zu beweisen. HR kann so vom Kostenfaktor zum Treiber des Unternehmenserfolgs werden. Helfen Sie uns, indem Sie uns einbinden, damit wir verstehen, worum es geht, und die Verbindung zu unserer Arbeit herstellen können."

Enrique: "Drittens: HR muss die eigene Perspektive ändern. Was früher gereicht hat, genügt heute nicht mehr. Wenn Sie zu wichtigen Meetings eingeladen werden, aber nie etwas beitragen, nichts lernen, keinen Mehrwert liefern, werden Sie irgendwann nicht mehr eingeladen. Das Minimum – Prozesse verwalten – reicht nicht mehr. HR muss deutlich mehr leisten. Das liegt in unserer Verantwortung."

"Sie wurden entlassen, weil Sie ein Nebenprojekt gestartet haben. So sind Sie ins HR gekommen?"

Amrit will die Geschichte hören. Enrique hat einen ungewöhnlichen Weg: Ingenieur, dann entlassen, dann HR, dann Unternehmer.

Enrique: "Ich war immer jemand, der neue Herausforderungen braucht. Ich langweile mich nicht sofort, aber verliere schneller als andere das Interesse, wenn ich zu lange das Gleiche mache. Vor etwa 18 bis 20 Jahren arbeitete ich in einem Unternehmen, in dem jeder Tag gleich war. Irgendwann hatte ich alles gelernt, was die Rolle hergab. Da es ein kleines Unternehmen war, gab es keine Entwicklungsmöglichkeiten. Also habe ich nebenbei etwas Eigenes aufgebaut, blieb aber im Hauptjob. Das hat mich begeistert."

Enrique: "Der Präsident der Firma hat es herausgefunden, war sehr verärgert und hat mich entlassen. Die Personalmanagerin war meine Freundin. Ich werde nie vergessen, wie ich zu ihr ins Büro kam und fragte: 'Was ist passiert? Erstens ist das illegal, ich habe nichts gegen die Firma gemacht. Zweitens: Warum sagst du nichts? Du bist HR und meine Freundin.' So endete das. Das hat mich motiviert, ins HR zu gehen, weil ich nicht glauben konnte, dass es so läuft."

Was Unternehmer antreibt | Einige Jahre später war er wieder in einem Unternehmen – und nach drei Jahren erneut gelangweilt. Er organisierte ohne Erlaubnis ein internes Innovations-Event im TED-Talk-Stil.

Enrique: "Meine Chefin war richtig sauer: 'Warum machen Sie das? Das ist nicht Ihr Job, Sie haben nicht gefragt.' Ich sagte: 'Wenn Sie wollen, dass ich das absage, müssen Sie allen 250 angemeldeten Leuten sagen, dass Sie es verbieten, nicht ich.' Sie meinte: 'Nein, machen Sie ruhig.'"

Er reflektiert, was Unternehmer wirklich antreibt – und es ist nicht das, was viele denken.

Enrique: "Unternehmer wollen meist etwas schaffen, das Wert stiftet – aber ihr Hauptantrieb ist selten, den Shareholder Value zu steigern. Es ist eher: Ich langweile mich und brauche eine neue Herausforderung. Wenn ein Unternehmen in mich investiert, will ich mein Bestes geben. Ich nehme Herausforderungen an, um neue Fähigkeiten zu lernen, mich weiterzuentwickeln und langfristig einen positiven Beitrag zu leisten."

Die Wissenschaft hinter unternehmerischem Antrieb | Er verweist auf zwei Bücher, die sein Denken geprägt haben: Flow von Mihaly Csikszentmihalyi – die Idee, dass man beim Tun seiner Leidenschaft alles um sich herum vergisst – und die Support-Challenge-Theorie von Nevitt Sanford, die besagt: Zu viel Unterstützung führt zu Langeweile, zu viel Herausforderung zu Stress, das Optimum liegt in der Balance.

Enrique: "Die meisten Organisationen stellen jemanden ein, lassen ihn sechs Monate lernen, dann soll er das ewig machen. Lernprogramme bieten nur kleine Verbesserungen – das reicht nicht, um Menschen wirklich zu begeistern. Das ist das Problem bei Unternehmern."

"Warum scheitern Innovationszentren immer wieder? Sie haben dazu eine klare Meinung."

Amrit beobachtet ein Muster: Banken, Tech-Firmen und Großunternehmen gründen Innovationszentren. Doch dort verlassen 30–40% der Leute das Unternehmen im ersten Jahr – und gründen eigene Firmen mit den Ideen, die sie im Innovationszentrum nicht umsetzen durften.

Enrique: "Nicht nur das: Was machen diese Leute nach dem Ausstieg? Sie suchen sich keinen neuen Job, sondern gründen ihr eigenes Unternehmen – mit den Ideen, die sie im Innovationszentrum entwickeln wollten, aber nicht durften. Sie gehen, weil sie an eine Idee glauben, die das Unternehmen nicht unterstützt hat."

Er nennt Beispiele aus der Wirtschaftsgeschichte: WhatsApp wurde von einem Facebook-Mitarbeiter entwickelt, der ignoriert wurde, kündigte und Jahre später die App für 20 Milliarden Dollar an Facebook verkaufte. Steven Sasson erfand 1975 bei Kodak die erste Digitalkamera, warnte vor der Disruption – und wurde ignoriert. Kodak meldete später Insolvenz an, heute dominiert Digitalfotografie.

Enrique: "Wenn es keine Freiräume gibt, bleibt nur der Ausstieg. Sonst wird man jeden Tag frustrierter."

Warum das Innovationszentrum-Modell scheitert | Enrique: "Innovation entsteht nicht nur im Innovationszentrum. Sie entsteht, wenn Führungskräfte gute Arbeit wertschätzen und Manager dazu ermutigen, Neues auszuprobieren – ohne Angst vor Fehlern. Wo Risiken bestraft werden, verschwindet Kreativität. Die Rückkehr ins Büro allein bringt keine Innovation. Innovation gedeiht dort, wo Menschen sich vertrauensvoll, respektiert und sicher fühlen, neue Wege zu gehen."

Er gibt ein persönliches Beispiel: Als ambitionierter Läufer kommen ihm die besten Ideen beim zweistündigen Lauf – nicht am Schreibtisch.

Enrique: "Stellen Sie sich vor, Sie sagen Ihrem Chef: 'Ich brauche zwei Stunden Laufen, um neue Ideen zu entwickeln.' Die meisten würden sagen: 'Zurück an den Schreibtisch!' Aber wenn ich mit großartigen Ideen zurückkomme, lohnen sich die zwei Stunden. Man muss offen dafür sein. Und nur dann sagt man: 'Enrique, geh laufen.' Wir diskutieren endlos, ob Leute ins Büro zurückkehren oder remote arbeiten. Wen interessiert das? Wenn jemand remote arbeitet, zwei Stunden läuft und dabei mehr erreicht als acht Stunden am Schreibtisch – dann sollte man ihm die Freiheit geben."

"Sie haben eine KI-Recruiting-Plattform gebaut. Was würden Sie heute anders machen?"

Amrit spricht Cotopaxi an, Enrique's KI-basierte Recruiting-Plattform für Lateinamerika. Mit heutigen KI-Tools wie ChatGPT – wie würde er sie heute bauen?

Enrique: "Wir haben damals nicht mit der heutigen KI gearbeitet, sondern mit einfachem Machine Learning. Heute nutze ich ChatGPT täglich – für Texte, E-Mails, um Formulierungen zu verfeinern. Ich stimme nicht allem zu, aber es gibt mir Orientierung."

Er spricht offen darüber, warum die Plattform nicht erfolgreich war.

Enrique: "Aus unternehmerischer Sicht war das Problem: Ich dachte, die Leute hätten ein Problem, das sie entweder nicht hatten oder das ihnen nicht wichtig genug war. Ich habe ein Produkt gebaut, das niemand brauchte. Das passiert Unternehmern oft: Man entwickelt etwas, das keiner will – oder nicht zum richtigen Zeitpunkt."

Er erzählt die Post-it-Geschichte: Ein 3M-Ingenieur erfand zufällig den Kleber, zeigte ihn herum, niemand interessierte sich – zehn Jahre später wurde daraus ein Welterfolg.

Enrique: "Manche Ideen funktionieren nicht. Manche funktionieren, aber der Markt fehlt. Manche sind gut, aber zur falschen Zeit. So war es bei mir. Heute würde ich eine Lösung bauen, die sowohl auf einer internen Wissensdatenbank als auch auf GPT basiert und umfassende, personalisierte Antworten liefert."

"Was denken Sie aktuell über HR-Technologie? Chatbots, Maus-Tracker, alles."

Amrit beschreibt die Landschaft: Zeiterfassungssoftware, die Tastenanschläge und Mausbewegungen überwacht, Management-Tools, denen Mitarbeitende misstrauen, Chatbots als HR-Ersatz, Überwachungstools, die Führungskräfte kaufen, aber Mitarbeitende ablehnen.

Enrique: "Ich habe dazu eine sehr klare Meinung. Technologie, die überwacht, ob Menschen arbeiten, indem sie Klicks oder Mausbewegungen misst, ist das Absurteste, was im Management je passiert ist. Und das hört man von Firmen, die sich innovativ nennen. Es ist einfach dumm."

Seine Argumentation ist eindeutig.

Enrique: "Wenn ich acht Stunden tippen muss, statt zwei Stunden laufen zu gehen, dann mache ich das. Aber Sie bekommen nicht meinen geistigen Wert, sondern nur meine Tippbewegungen. Ich hatte mal einen Chef, der per Webcam das Büro in einem anderen Land überwachte – wie Big Brother, wie 1984. So bekommt niemand intellektuellen Mehrwert."

Wo Technologie im HR wirklich Sinn macht | Er zieht eine klare Grenze zwischen Überwachung und sinnvoller Technologie.

Enrique: "Ich habe kürzlich mit einer Führungskraft eines Unternehmens mit 200.000 Mitarbeitenden gesprochen. Es ist unmöglich, dass das HR-Team alle Fragen beantwortet – bei einer Frage pro Woche sind das 200.000 Fragen. Mit nur 100 HR-Mitarbeitenden ist das nicht zu schaffen. Da hilft ChatGPT, denn viele Fragen sind einfach, etwa: 'Wie viele Urlaubstage habe ich jetzt?' Das kann eine Maschine beantworten."

Er bringt es auf den Punkt.

Enrique: "Technologie sollte Routine- und Verwaltungstätigkeiten übernehmen, damit HR sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. So bleibt mehr Zeit für echte Gespräche, die Vertrauen und Bindung schaffen. Technologie steigert Effizienz, ersetzt aber nicht die menschlichen Beziehungen, die ein gutes Arbeitsumfeld ausmachen. Wenn Sie nicht mehr 200.000 Richtlinienfragen beantworten müssen, können Sie sich um Themen wie mentale Gesundheit, Wohlbefinden und Employee Experience kümmern – und Ihre Zeit sinnvoller nutzen."

"Was würden Sie Ihrem jüngeren Ich raten, wenn Sie heute Ihren Abschluss machen würden?"

Amrit: "Sie sind seit fast 20 Jahren in der Branche, davon 12 im HR. Was würden Sie Ihrem jüngeren Ich heute raten?"

Enrique: "Ich würde sagen: Probieren Sie Dinge aus. Verharren Sie nicht bei einer Idee. Seien Sie offen, testen Sie Neues. Manches klappt, manches nicht. Vielleicht werden Sie mal entlassen. Ein anderes Unternehmen will Sie nie wieder gehen lassen – und Sie gehen trotzdem, weil Sie etwas anderes machen wollen. Seien Sie offen, experimentieren Sie. Was heute wichtig ist, kann morgen irrelevant sein. Und was heute keinen Sinn ergibt, kann morgen die beste Idee der Welt sein."

Er richtet den Rat an eine Generation, die ihn vielleicht gar nicht braucht.

Enrique: "Ich glaube, wir müssen diese Haltung den Jüngeren gar nicht mehr beibringen – sie leben sie schon. Schauen Sie auf Gen Z: Sie bleiben nicht lange bei Unternehmen, die sich innovativ nennen, aber keine Entwicklung bieten. Sie wechseln schnell, bauen manchmal selbst etwas auf, und wenn das scheitert, starten sie neu. Für sie ist ständige Neuerfindung normal."

Sein Schlusswort ist persönlich.

Enrique: "Wenn Sie zurückblicken, werden Sie sich selten wünschen, vorsichtiger gewesen zu sein. Sie werden froh sein, etwas gewagt zu haben – auch wenn es nicht immer geklappt hat. Es ist besser zu sagen: 'Ich habe es versucht und es hat nicht funktioniert', als sich zu fragen, was gewesen wäre. Ich hatte viele Ideen, die gescheitert sind, aber jede hat mir eine Lektion und eine neue Perspektive gebracht. Bleiben Sie neugierig, offen und experimentierfreudig. Vor allem: Geben Sie sich die Freiheit, zu wachsen, sich zu verändern und immer wieder neu zu erfinden."

Wenn Sie solche Gespräche inspirieren, entdecken Sie, wie Xobins KI-Interviews Teams helfen, fair und skalierbar einzustellen, und wie die Skill Assessment Plattform von Xobin die Bewertung auf Fähigkeiten statt Überwachung fokussiert.

Seitdem widmet Enrique seine Karriere dem Aufbau von Communities, dem Hinterfragen veralteter HR-Praktiken und dem Einsatz für eine stärkere Rolle von HR in der Unternehmensstrategie. Er ist heute eine anerkannte Stimme im HR-Bereich, Fulbright-Stipendiat und hat einen Executive Master of Public Administration von der Maxwell School.